POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CENTRO MÉDICO LIFE
Centro Médico Life, identificado para todos los efectos legales como el responsable del tratamiento de los datos personales a los cuales tenga acceso a través del desarrollo de su actividad, es garante de la administración de las bases de datos en las cuales se almacena dicha información.
Los lineamientos contenidos en este documento son aplicables a los datos de carácter personal que hayan sido registrados en las bases de datos y que sean susceptibles al tratamiento requerido por parte de Centro Médico Life en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 así como en las demás disposiciones aplicables sobre la materia, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Esta política es de carácter obligatorio para Centro Médico Life en calidad de responsable del tratamiento de datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de la institución. Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del tratamiento de estos.
1. GENERALIDADES
1.1 CONSIDERACIONES
El Decreto 1074 de 2015 reglamentó la Ley 1581 de 2012 y reguló la autorización, revocatoria, las políticas y los procedimientos para la protección de datos personales, determinando que toda institución garantizará el pleno ejercicio del derecho de habeas data. Así mismo, dentro del régimen de protección de datos personales y aplicable al sector salud, se deben considerar disposiciones como la Ley Estatutaria 1266 de 2008, Decreto 1727 de 2009, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Resolución 839 de 2017 e igualmente los desarrollos jurisprudenciales sobre el asunto dictados por la Corte Constitucional, como por ejemplo a través de la Sentencia C-748 de 2011, Sentencia T-176A de 2014 y Sentencia T-358 de 2014, entre otros.
Como responsable del tratamiento de datos personales, Centro Médico Life garantiza a los titulares de los datos personales que el tratamiento se realizará de acuerdo con la Política de Protección de Datos que se desarrolla en armonía con la normativa prevista para tal fin.
Centro Médico Life, a través de sus ejes de prestación de servicios de salud, atención ambulatoria, orientación médica y gestión del conocimiento, gestionará los datos personales de los titulares de acuerdo con los principios rectores del marco normativo.
Para facilitar la implementación de las normas, Centro Médico Life expide la presente Política que será de obligatorio cumplimiento para todos sus colaboradores y vinculados.
1.2 DEFINICIONES
- Adaptar: Modificar o hacer que los datos personales obtenidos desempeñen funciones distintas de aquellas para las que fueron recolectados.
- Almacenar: Reunir, guardar o registrar los datos personales necesarios para la prestación del servicio.
- Archivar: Guardar los datos personales en un determinado orden.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.
- Conservar: Mantener, proteger y custodiar los datos personales durante los plazos legales establecidos, para que no pierdan sus características y propiedades con el paso del tiempo.
- Consolidar: Reunir, integrar o juntar los datos personales obtenidos.
- Datos personales: Información asociada o vinculada a una o varias personas naturales determinadas o determinables, que permite su identificación, ubicación, contacto, etc. Tienen las siguientes características:
- Referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural.
- Permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos.
- Su propiedad reside exclusivamente en el Titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita.
- Su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.
- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
- Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular de la información.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Extraer: Apartar o filtrar los datos personales obtenidos para obtener y crear información útil para Centro Médico Life con base en los datos personales del titular.
- Filtrar: Seleccionar de los datos personales obtenidos los aspectos necesarios para configurar una información que requiera el responsable del tratamiento de los datos.
- Habeas data: Es el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.
- Oficial de protección de datos: Es la persona o área designada para asumir la función de protección de datos personales y para tramitar las solicitudes de los Titulares en el ejercicio de sus derechos. Vela por la implementación efectiva de las políticas, procedimientos y buenas prácticas adoptados por la empresa para la gestión de datos personales.
- Procesar: Someter los datos personales a una serie de operaciones programadas, con un fin específico para la prestación del servicio de salud.
- Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por este o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
- Recolectar: Reunir los datos personales que el responsable del Tratamiento de datos personales adquiere en el desarrollo de su objeto social.
- Reproducir: Obtener copia, en uno o en muchos ejemplares, de los datos personales que son obtenidos en la prestación del servicio de salud.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por parte del Encargado por cuenta del responsable.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
1.3 PRINCIPIOS
En busca de garantizar la protección de datos personales, Centro Médico Life se rige por el cumplimiento de los siguientes principios para efectos del tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, transferencia y transmisión) de datos personales a los que se tenga acceso:
- Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a las disposiciones vigentes y a las demás normas que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El tratamiento de datos que se lleve a cabo por parte de Centro Médico Life obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada a los titulares de los datos personales.
- Principio de libertad: El tratamiento de datos personales que lleve a cabo Centro Médico Life, su personal a cargo o cualquier tercero que llegase a tener acceso a sus bases de datos, solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
- Principio de transparencia: Centro Médico Life garantiza al titular en el tratamiento de datos personales el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricción alguna, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de estos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
- Principio de seguridad: La información que está sujeta al tratamiento por parte de Centro Médico Life, del personal a su cargo y de cualquier tercero que llegase a tener acceso a las bases de datos de la institución, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todo el personal de Centro Médico Life o terceros externos que por algún motivo intervengan en el tratamiento de datos personales de carácter no público, están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación legal o contractual. Solo se podrá realizar suministro o comunicación de datos personales cuando corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
1.4 DESCRIPCIÓN DE LOS DATOS QUE HACEN REFERENCIA A LA INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS TITULARES
Los datos personales de los titulares que recolecta Centro Médico Life pueden incluir, entre otros:
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de documento de identidad (registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería o carné diplomático).
- Lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad.
- Edad, sexo, estado civil, idiomas y creencias religiosas.
- Nivel educativo, profesión u ocupación.
- Dirección física habitual, dirección de correo electrónico, número de teléfono fijo y celular.
- Empleador, ubicación y datos de contacto laboral.
- Información clínica del paciente incluyendo antecedentes personales, familiares y epidemiológicos, resultados de exámenes de apoyo diagnóstico, órdenes médicas, consultas realizadas, medicamentos que recibe, diagnósticos, valoraciones médicas y del equipo de salud, procedimientos quirúrgicos, entre otros.
- Datos de contacto de familiares, responsables o representantes legales entregados a Centro Médico Life para el proceso de atención del paciente.
- Hábitos personales relacionados con la valoración de salud.
- Entidad Administradora de Planes de Beneficio (EPS, EPS-S, ARL, Plan de Atención Complementaria -PAC-, Medicina Prepagada, Póliza de Salud, etc.).
- Datos de uso e historial de uso de los servicios institucionales.
- Información personal obtenida durante la revisión de peticiones, quejas, reclamos o sugerencias.
- Información brindada a través de encuestas u otros instrumentos institucionales.
- Cualquier otro dato que responda a la categoría de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias.
2. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La información proporcionada por el titular a Centro Médico Life es requerida para recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, actualizar y disponer de ella en el marco de las siguientes finalidades:
Finalidades generales
- La prestación adecuada y oportuna de los servicios de salud y bienestar ofrecidos por Centro Médico Life.
- Contacto para agendamiento de citas médicas, exámenes diagnósticos, terapias, orientación de servicios, procedimientos médicos y/o quirúrgicos y trámites administrativos.
- Contacto para renovaciones, seguimiento a la atención, y ofrecimiento de programas de salud y servicios asistenciales.
- Envío de información sobre beneficios, campañas institucionales, jornadas de salud o eventos de Centro Médico Life y sus aliados.
- Envío de información asistencial, educativa, comercial y promocional de la institución.
- Realización de encuestas de satisfacción, estudios de opinión y evaluación de calidad del servicio.
- Realización de análisis epidemiológicos, estadísticos, segmentación y preferencias de atención.
- Gestión, respuesta y seguimiento a peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones.
- Compartir únicamente datos personales de identificación y ubicación con aliados estratégicos vinculados a la prestación del servicio.
Finalidades específicas por tipo de titular
Pacientes, familiares, acompañantes y/o encuestados:
- Mantener una comunicación fluida y eficiente respecto a la prestación de servicios asistenciales mediante los diferentes canales institucionales.
- Convocar a campañas de prevención, mantenimiento de la salud, programas asistenciales y educación al paciente.
- Aplicar encuestas de calidad e indicadores de experiencia del usuario.
- Enviar notificaciones vía correo electrónico, llamadas, SMS, WhatsApp o medios digitales análogos sobre agendas, servicios y eventos de salud.
- Obtener datos clave para la gestión epidemiológica, investigación clínica o científica aplicada.
- Apoyar la gestión de servicios complementarios requeridos por el paciente que deban articularse con terceros.
- Cumplir con requerimientos legales y normativos ante el Ministerio de Salud, Secretarías de Salud, autoridades judiciales y administrativas.
Colaboradores y personal vinculado:
- Realizar publicaciones internas y externas relacionadas con la actividad institucional.
- Gestión de credenciales y accesos a plataformas tecnológicas y sistemas de información de Centro Médico Life.
- Verificación de datos laborales solicitados por entidades financieras o comerciales (previa autorización explícita del titular).
- Contacto directo para el desarrollo regular de sus funciones.
- Convocatorias a eventos institucionales, programas de bienestar y capacitaciones.
- Desarrollo de procesos de selección interna, evaluación del desempeño y promociones.
- Soporte en auditorías internas, externas y acreditaciones de calidad.
- Cumplimiento de obligaciones laborales, contractuales y de seguridad social (pago de nómina, aportes a salud, pensión, ARL, caja de compensación, retenciones, prevención de riesgos laborales y seguridad en el trabajo).
Estudiantes y practicantes:
- Gestión de convenios docente-asistenciales y desarrollo de prácticas formativas.
- Registro y control de acceso a sistemas de información e instalaciones.
- Promoción e información sobre programas académicos, de capacitación o educación continuada.
- Reportes normativos ante autoridades educativas o de salud competentes.
Candidatos en procesos de selección:
- Desarrollar procesos de evaluación, entrevistas, pruebas psicotécnicas, verificación de referencias personales y laborales, así como estudios de seguridad previos a la vinculación.
Proveedores, contratistas y aliados estratégicos:
- Gestión de la relación contractual, administrativa y comercial para la adquisición de bienes y servicios.
- Control contable, registro de pagos, gestión tributaria y auditorías de servicio.
- Evaluación del cumplimiento de obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo.
3. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Centro Médico Life, al momento de solicitar la autorización al Titular, le informará de manera clara y explícita:
- El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
- El carácter facultativo de la respuesta a preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes.
- Los derechos que le asisten como Titular de la información.
- Los canales de contacto del responsable del Tratamiento (dirección, correo electrónico y teléfono).
- El procedimiento para revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
Excepciones a la necesidad de autorización
No se requerirá autorización previa en los siguientes casos:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Tratamiento de datos sensibles
En el tratamiento de datos sensibles de salud, biométricos u otros contemplados en la ley, Centro Médico Life:
- Informará al titular que por ser datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
- Obtendrá el consentimiento expreso, explícito y previo del titular detallando la finalidad específica.
- No condicionará la atención de urgencias u obligaciones legales a la entrega de datos sensibles opcionales.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular de los datos personales tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Centro Médico Life o los Encargados del tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la institución, salvo las excepciones legales.
- Ser informado previa solicitud sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y demás normas vigentes.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
4.1 DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
En el tratamiento de datos personales de menores de edad, Centro Médico Life asegurará el respeto a sus derechos prevalentes. El tratamiento solo se realizará cuando el dato sea de naturaleza pública o cuando responda al interés superior del menor, respetando sus derechos fundamentales y contando con la autorización de su representante legal (padre, madre o tutor), previa escucha de la opinión del menor según su nivel de madurez y discernimiento.
5. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
5.1 DEBERES DE CENTRO MÉDICO LIFE COMO RESPONSABLE
Centro Médico Life cumplirá con los siguientes deberes principales:
- Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
- Solicitar y conservar copia de las autorizaciones otorgadas por los Titulares.
- Informar claramente la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten al Titular.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
- Garantizar que la información suministrada a los Encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar las novedades a los Encargados.
- Exigir a los Encargados del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos legales.
- Informar a la autoridad de protección de datos (SIC) en caso de presentarse incidentes de seguridad que pongan en riesgo la información de los titulares.
- Atender los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.2 DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Los Encargados designados por Centro Médico Life deberán garantizar el cumplimiento de los estándares de seguridad, confidencialidad, actualización de datos y atención de requerimientos fijados por la ley y por la presente política institucionales.